Archives for category: Proffesional

ECM.jpg

Ανεξάρτητα από τον τομέα της επιχείρησης , η μεγάλη εικόνα όσον αφορά τα οφέλη, όταν πρόκειται για τη χρήση  του λογισμικού διαχείρισης πληροφοριών ECM είναι αρκετά ξεκάθαρη.

Δημιουργείται ένα ενιαίο σύστημα αποθήκευσης αρχείων σε μορφή ψηφιοποιημένων εγγράφων η άλλης  μομφής πληροφοριών, μηχανογραφικών δεδομένων, αλληλογραφίας, ήχου, εικόνας, σχεδίων κλπ  , σε ένα συνεργαζόμενο αλλά ελεγχόμενο περιβάλλον για την  διαχείριση και την επεξεργασία εγγράφων και πληροφοριών  πολλαπλών κατηγοριών .

Μόλις η βάση αυτή ολοκληρωθεί και διασυνδεθεί με όλο το λογισμικό  που λειτουργεί στην  υφιστάμενη υποδομή  της επιχείρησής , μπορεί αυτόματα να διατηρήσει αυτά τα αρχεία, έγγραφα και πληροφορίες, παρέχοντας ένα κεντρικό αποθετήριο (full-stack) για όλα αυτά τα δεδομένα, ανεξάρτητα από την πηγή από την οποία  προέρχονται και την μορφή τους.

Τέλος, η ασφάλεια, η αξιοπιστία και η αυξημένη αποδοτικότητα που επιτυγχάνεται με το λογισμικό αυτό σημαίνει ότι το κόστος του αποσβένεται  σε ελάχιστο χρόνο.

.Εκείνοι που αγνοούν τη σημασία του λογισμικού ECM είναι βέβαιο ότι θα αντιμετωπίσουν κάποια  καταστροφή η μεγάλο κόστος λειτουργίας  στο διάστημα της ζωής μίας μηχανογραφικής υποδομής  .

Η δύσκολη επικοινωνία ή η ασυμβατότητα θα έχει ως αποτέλεσμα τα τμήματα να μην διαμοιράζονται σωστά τις πληροφορίες.

Τα έγγραφα και οι πληροφορίες ενδεχομένως να χαθούν, να διαγραφούν ή να αλλαχθούν εσφαλμένα από ανθρώπινα λάθη, ή ακόμα από βλάβες του εξοπλισμού ή το κακόβουλο λογισμικό / ransomware που είναι βέβαιο ότι σε κάποια στιγμή θα χτυπήσουν.

Χωρίς να υπάρχει λογισμικό ECM για να μετριάσει αυτά τα προβλήματα, κάποια ή όλα αυτά μπορεί να οδηγήσουν σε σοβαρή ζημιά  και πολύ χαμένο χρόνο και χρήμα για την αποκατάσταση αυτών των ανωμαλιών.

Αυτά είναι κοινά προβλήματα που έχουν  αντιμετωπιστεί και συνεχίζουν να αντιμετωπίζονται από τις επιχειρήσεις  με την χρήση της τεχνολογίας αυτής που είναι πλέον ευρέως διαθέσιμη.

Αλλά ακόμα πιο σημαντικό είναι ο συνδυασμός της άμεσης και ελεγχόμενης  πρόσβασης στα δεδομένα της ενιαίας βάσης από αυτούς που συμμετέχουν στις διάφορες διαδικασίες της επιχείρησης.

Ο εμπλουτισμός των συστημάτων ECM με εργαλεία process  control ολοκληρώνει την αποτελεσματικότητα του συστήματος.

Η διαχείριση εγγράφων είναι μία από εκείνες τις τεχνολογίες αιχμής λογισμικού που συχνά παρερμηνεύονται από εκείνους που δεν βρίσκονται βαθειά μέσα στη βιομηχανία λογισμικού.

Ως αποτέλεσμα, μια απλή περίληψη αυτού που κάνει μπορεί να οδηγήσει πολλές επιχειρήσεις , εσφαλμένα να υποθέσουν ότι μπορούν να λειτουργήσουν ,ικανοποιητικά, χωρίς αυτό, βασιζόμενοι σε απλές βάσεις δεδομένων για να παρακολουθούν τις ενημερώσεις, να οργανώνουν αρχεία και να διατηρούν τακτικά αντίγραφα ασφαλείας.

Σίγουρα, είναι εφικτό να επιβιώσει μία επιχείρηση ακόμα και με αυτές τις βασικές πρακτικές, αλλά δεν θα  εξυπηρετηθούν  πολύ καλά μακροπρόθεσμα.

Τα συστήματα διαχείρισης εγγράφων και πληροφοριών  (ECM)  είναι πολύ κρίσιμα για την επιτυχία μιας μεγαλύτερης επιχείρησης με πιο σύνθετες διαδικασίες.

Η διαχείριση πληροφοριών και οι επικοινωνίες είναι το κλειδί, κάτι που ισχύει σε όλες τις επιχειρήσεις.

Το ECM έχει σχεδιαστεί για την ψηφιοποίηση και την οργάνωση εγγράφων και πληροφοριών σε μια βάση δεδομένων που επιτρέπει την άμεση πρόσβαση.

Για μια αναπτυσσόμενη επιχείρηση, κάθε τμήμα αυτών των πληροφοριών είναι αναγκαίο να διατηρηθεί άθικτο. Ποτέ δεν ξέρει κανείς αν  θα χρειαστεί τυχαία, μία απόδειξη, κάποιο mail, αίτημα, πρόταση ή  αναφορά.

Η ψηφιοποίηση εγγράφων βοηθά να διατηρούνται τα πράγματα οργανωμένα.

Η υποδομή του Cloud έχει προχωρήσει πολύ προς τη διαρκή διαθεσιμότητα και ασφάλεια αυτών των δεδομένων. Ωστόσο, αυτό δεν αρκεί, καθώς η πλειονότητα των υπηρεσιών αποθήκευσης σύννεφων προσφέρει το πολύ μια βάση δεδομένων και διαχειριστή αρχείων.

Ας ρίξουμε μια ματιά στα επτά μεγαλύτερα πλεονεκτήματα της χρήσης DMS και ECM  για την κάθε εταιρεία.

Θα συνειδητοποιήσουμε  γρήγορα πόσο ζωτικής σημασίας είναι ένα εργαλείο αυτού του λογισμικού.

Συνοπτικά μπορούμε να τιτλοφορήσουμε τα πλεονεκτήματα στα εξής επτά οφέλη που προκύπτουν

Όφελος # 1 – Αξιόπιστα αντίγραφα ασφαλείας

Όφελος # 2 – Πρόσβαση σε αρχεία δεδομένων και έγγραφα, δομημένα και αδόμητα βάσει ρόλου των εργαζομένων στην επιχείρηση  η ακόμα και εξωτερικών συνεργατών.

Όφελος # 3 – Πλήρης παρακολούθηση διαδρομής και του ιστορικού ενεργειών και δεδομένων.

Όφελος # 4 – Συνεργασία και  δια λειτουργικότητα με πολλαπλές πλατφόρμες  μηχανογραφικών εφαρμογών

Όφελος # 5 – Συμβατότητα πληρωμών, χρήσιμο για την αποφυγή σφαλμάτων που εγκυμονούν λόγω  πολλαπλών συστημάτων  που συμμετέχουν στα συστήματα και τις διαδικασίες πληρωμών.

Όφελος # 6 Ανεξαρτησία των αρχείων και βάσεων δεδομένων  από την εκάστοτε υφιστάμενη μηχανογραφική υποδομή.

Όφελος # 7- Σημαντική διευκόλυνση στην  αποτύπωση , παρακολούθηση και βελτίωση των διαδικασιών στην λειτουργία της επιχείρησης.

skymarkrelate.com

 

 

images.jpg

Μερικές φορές τα αυτονόητα είναι εκείνα που δεν γίνονται κατανοητά και δεν εφαρμόζονται τόσο στην καθημερινότητα της επιχειρηματικής δραστηριότητας αλλά και της ευρύτερης διαχείρισης  της εθνικής οικονομίας  του δημοσίου και του ιδιωτικού τομέα.

Αυτή η αδυναμία έχει σαν αποτέλεσμα να συνειδητοποιούμε το χάος που αποκαλύπτεται σήμερα πρώτα απ’ όλα με τους φακέλους  συνταξιούχων που βρίσκονται διάσπαρτοι στους διαδρόμους των ΕΦΚΑ

Αλλά τα προβλήματα διαχείρισης φακέλων και γενικότερα της διαχείρισης πληροφοριών δεν σταματούν  στον ΕΦΚΑ η άλλων δημοσίων οργανισμών αλλά επεκτείνονται στον ιδιωτικό τομέα σε ότι αφορά την λειτουργία του ηλεκτρονικού εμπορίου, την διακίνηση του ηλεκτρονικού χρήματος αλλά και την ανταλλαγή πληροφοριών μεταξύ των τράπεζων του δημόσιου και των επιχειρήσεων.

Σε όλα αυτά  έρχεται να προστεθεί   η ανάγκη προσαρμογής στην ευρωπαϊκή νομοθεσία σε ότι αφορά την διαφύλαξη προσωπικών δεδομένων και στη διεθνή επιβολή των κανόνων ποιοτικού ελέγχου του γνωστού μας  ISO κλπ.

Η σωστή αξιοποίηση της τεχνολογίας έχει γίνει απαραίτητη  για την  αποκατάσταση των προβλημάτων ενώ διευκολύνει ταυτόχρονα στην προσαρμογή στις νέες απαιτήσεις και συνθήκες της διεθνούς αγοράς.

Στο επίπεδο των Ελληνικών επιχειρήσεων του δημοσίου και ιδιωτικού  τομέα γίνονται ορισμένες απόπειρες,  γι’ αυτό ακούμε όλο και περισσότερο τις λέξεις όπως ψηφιοποίηση, ηλεκτρονική τιμολόγηση, ηλεκτρονική αρχειοθέτηση.

Ταυτόχρονα διαπιστώνεται η ανάγκη περισσότερης συνεργασίας διαφορετικών οργανισμών  και φορέων δημοσίου, τραπεζικού και ιδιωτικού τομέα που συμμετέχουν στο επιχειρηματικό περιβάλλον και απαιτούν την ανταλλαγή πληροφοριών.

Οι προσπάθειες αυτές ήταν και εξακολουθούν να είναι αποσπασματικές και ανεπαρκείς. Το αυτονόητο είναι ότι δεν είναι επαρκές να ψηφιοποιήσει κανείς τις πληροφορίες, χωρίς  να αυτοματοποιηθούν και οι διαδικασίες.

Είναι αυτονόητο ότι η ροή των πληροφοριών μεταξύ των συντελεστών  που συμμετέχουν γίνεται πολύ πιο εύκολα όταν οι πληροφορίες είναι ψηφιοποιημένες, δεν είναι αυτονόητο όμως ότι οι διαδικασίες και αρμοδιότητες των ενδιαφερομένων αποτελούν μέρος της οργανωτικής δομής  των οργανισμών που αποτελούν μέρος του συστήματος ποιοτικού ελέγχου.

Τελικά δεν φαίνεται να είναι απόλυτα αυτονόητο ότι η συγκέντρωση  του συνόλου των πληροφοριών,  και ο καθορισμός  των διαδικασιών συμβάλει στην σημαντική βελτίωση της ανταγωνιστικότητα των επιχειρήσεων και της οικονομίας γενικότερα.

Ας μην δικαιολογούμε λοιπόν την έλλειψη ανταγωνιστικότητας  στο κόστος ενέργειας ,των πρώτων υλών και του ανθρώπινου δυναμικού, ένα τεράστιο ποσοστό ωφέλειας κρύβεται στην εφαρμογή σωστής διαχείρισης της καθημερινής πληροφορίας που βρίσκεται στα έγγραφα, ηλεκτρονικά και μη, σε συνδυασμό με την αυτοματοποίηση των διαδικασιών που διασφαλίζουν τον έλεγχο και την σωστή διεκπεραίωση των εργασιών.

Αυτά δεν είναι αυτονόητα, απαιτούν όμως λίγο μεγαλύτερη προσοχή και μελέτη στην εφαρμογή της σωστής τεχνολογίας.

Νίκος Κούζος (Nick Kouzos)

President of Skymark Technologies

Tel: +30 22910 78964 | Mob: +30 697 66 96 568

Url: skymarkrelate.com

 

Σύλληψη, Επεξεργασία Πληροφοριών, Διασύνδεση.

Η εφαρμογή Στρατηγικής Διαχείρισης Εταιρικης Πληροφοριας  (Enterprise Content Management)  είναι η πλέον πρόσφατη εξέλιξη στην εφαρμοσμένη  πληροφορική των επιχειρήσεων που επιβλήθηκε σαν   χιονοστιβάδα ακολουθώντας και συμπληρώνοντας στην έκρηξη των εγκαταστάσεων  ERP που έγινε πριν από μερικά χρόνια στη διεθνή αγορά.

Η εφαρμογή μιας λύσης ECM σε οποιοδήποτε τομέα, είναι βέβαιο ότι θα αποφέρει σημαντικά και άμεσα οφέλη στους περισσότερους οργανισμούς και επιχειρήσεις.

Η διοικήσεις των επιχειρήσεων  έχουν αρχίσει να  συνειδητοποιηθούν αρκετά από τα οφέλη και τα πλεονεκτήματά της στρατηγικής αυτής.

Παρά την θετική εξέλιξη αυτή προκύπτουν ορισμένα  προβλήματα, κυρίως  όταν επιβάλλονται διαφορετικές προτεραιότητες για διάφορους λόγους, είτε από συνθήκες αγοράς, είτε από αλλαγές στην τεχνολογία καθώς και από εσωτερικές ανάγκες της κάθε εταιρείας.

Για τον λόγο αυτό η διοίκηση πρέπει να κατανοήσει πλήρως και στην λεπτομέρεια την χρήση της τεχνολογίας ECM, προκειμένου να αποφασίζει πώς και από ποιους τομείς μπορεί να ωφεληθεί περισσότερο. Θα ήθελα λοιπόν Θα επωφεληθώ αυτής της ευκαιρίας για να οριοθετήσω  ορισμένα στοιχεία των προβληματισμών που προκύπτουν σχετικά με αυτή τη στρατηγική.

Η τεχνολογία ECM κατα βάση αποτελείται από τρία κύρια μέρη:

  1. Μέθοδοι σύλληψης-συλλογής πληροφοριών
  2. Επεξεργασία και διακίνηση πληροφοριών
  3. Διασύνδεση με την εκάστοτε υπάρχουσα υποδομή συστημάτων πληροφορικής.

 

 Data entry.jpg

Μέθοδοι σύλληψης -συλλογης πληροφοριών

Αυτό είναι το μέρος που αντικαθιστά κυρίως την προσπάθεια καταχώρησης δεδομένων, η οποία συνήθως σχετίζεται με την εισαγωγή στοιχείων στο  ERP.

Πρόκειται για έναν τομέα ο οποίος είναι εύκολα κατανοητός από τη διοίκηση, αλλά είναι επίσης μία διαδικασία που συμμετέχει κατά το  μικρότερο ποσοστό στο λειτουργικό κόστος  της επιχείρησης που μπορεί εύκολα να εκτιμηθεί.

Είναι γεγονός ότι οι υπολογιστές έχουν εξελιχθεί σημαντικά και συνεχίζουν να εξελίσσονται, αναπτύσσουν   χαρακτηριστικά «αυτό -εκπαιδευσης» που έχουν δημιουργήσει προσδοκίες για μελλοντικές σημαντικές βελτιώσεις, στην αυτόματη ανάγνωση εγγράφων, αυτόματης Ψηφιοποίησης ή ακόμη και αυτόατης ανάγνωσης χειρόγραφων σημειώσεων. Ήδη διαπιστώνουμε καλό επίπεδο ακόμα και  σε αυτόματες μεταφράσεις κλπ

Αλλά δεν έχουμε φτάσει ακόμα εκεί.

Πολλές υλοποιήσεις πραγματοποιούνται ακόμα και από σήμερα, με την αξιοποίησή των παραπάνω τεχνολογικών επιτεύξεων , αλλά οι περιπτώσεις αυτές βρίσκουν εφαρμογή σε πολύ συγκεκριμένες περιπτώσεις και οι περισσότερες από αυτές αποδεικνύονται ιδιαίτερα δαπανηρές.

Από την άλλη πλευρά, ταυτόχρονα,  η παραγωγή ψηφιακών ηλεκτρονικών πληροφοριών αντικαθιστά πολύ γρήγορα τα έγγραφα σε έντυπη μορφή, με ηλεκτρονικά έγγραφα ώστε μειώνεται η απαίτηση για αυτόματη ανάγνωση των εγγράφων αυτών.

Για παράδειγμα, βιώνουμε σημαντική αύξηση της ηλεκτρονικής τιμολόγησης και γενικά  της ηλεκτρονικής ανταλλαγής δεδομένων (EDI), η οποία εξαλείφει πλήρως την ανάγκη για αυτόματη, έξυπνη,  ανάγνωση των εγγράφων αυτών.

Επομένως, είναι αμφίβολο αν πρέπει να επενδυθούν χρήματα  σε δαπανηρές τεχνολογίες σύλληψης πληροφοριών που δεν θα αξιοποιηθούν τα επόμενα χρόνια.

 

processes.jpg

Επεξεργασία πληροφοριών.

 Αυτός είναι ο τομέας στον οποίο η επένδυση στην στρατηγική ECM αποδεικνύεται μακροπρόθεσμα περισσότερα επωφελής.

Αυτή είναι η περιοχή όπου δημιουργείται ένα περιβάλλον χωρίς την χρήση και διακίνηση  χαρτιού. (Paperless office)

Στην φάση αυτή αξιοποιούνται οι διαδικασίες αυτόματης ροής εργασιών, που επιτρέπουν στην διοίκηση και τους υπαλλήλους να επικοινωνούν μεταξύ τους, να έχουν πρόσβαση σε πληροφορίες οποιασδήποτε μορφής ταχύτερα, προκειμένου να  επιτυγχάνεται καλύτερος έλεγχος , ταχύτερη λήψη αποφάσεων, συνεχή παρακολούθηση των διαδικασιών, αυτόματη αρχειοθέτηση, αποτελεσματική προστασία δεδομένων, εξάλειψη σφαλμάτων και, τέλος, ανεξαρτησία από την υπάρχουσα υποδομή συστημάτων πληροφορικής κ.λπ.

Ας σημειωθεί ότι ο υπολογισμός του κόστους εισαγωγής δεδομένων που γίνεται με ανθρώπινη συμμετοχή Data entry,  είναι απόλυτα εμφανής και μπορεί να συγκριθεί άμεσα με την απαιτούμενη επένδυση για την αυτοματοποίηση.

Αλλά η αυτοματοποίηση είναι δυσανάλογα μεγάλου κόστους ενώ το κόστος της εισαγωγής στοιχείων με ανθρώπινα μέσα αποτελεί το 6% του συνολικού λειτουργικού κόστους της επιχείρησης.

Που πρέπει λοιπόν να εστιαστεί η προσπάθεια; Που βρίσκεται το πραγματικό κόστος λειτουργίας;

Πόσο σημαντικό είναι να εκτιμηθεί η εξοικονόμηση και το όφελος που επιτυγχάνεται από την γρήγορη και καλύτερη λήψη αποφάσεων, την συνεχή παρακολούθηση των επιχειρησιακών δραστηριοτήτων σε πραγματικό χρόνο, την ακεραιότητα και ασφάλεια δεδομένων και την άμεση πρόσβαση στις πληροφορίες;

Τέλος, πώς μπορεί κάποιος να αξιολογήσει την απλούστευση της διαδικασίας και την σημασία της άψογης διαχείρισης των επιχειρησιακών ροών εργασίας, καθώς και τον εντοπισμό επιχειρησιακών εργασιών που αναλίσκουν πλεονάσματα ανθρώπινων πόρων και άλλων μέσων;   Και τέλος πόσο σημαντικός είναι ο εντοπισμός των σημείων συμφόρησης που πρέπει να αντιμετωπισθούν;

Στα σημείο αυτά μπορούν να επιτευχθούν σημαντικές βελτιώσεις, δυσανάλογα μεγαλύτερες από την οικονομία που ενδεχομένως προκύψει από την εφαρμογή αυτοματισμών στην φάση της εισαγωγής δεδομένων  όσο και αν αυτή φαίνεται φαντασμαγορική η εντυπωσιακή.

Έτσι, εν κατακλείδι, οποιαδήποτε απόφαση για την εφαρμογή της στρατηγικής ECM πρέπει να είναι το αποτέλεσμα μιας προσεκτικής μελέτης που θα προσδιορίσει τους τομείς εκείνους στους οποίους θα πρέπει να πραγματοποιηθούν οι επενδύσεις.

Διασύνδεση συστημάτων

.Το τελευταίο μέρος ενός έργου εφαρμογής ECM που πρέπει να εξεταστεί είναι η δυνατότητα μιας πλατφόρμας ECM να επικοινωνεί με οποιαδήποτε υφιστάμενη υποδομή συστημάτων πληροφορικής για να αποφευχθεί η αλληλοεπικάλυψη των διαδικασιών και δεδομένων, να επιτρέπει την ανταλλαγή δεδομένων και τη συνεργασία, αλλά κυρίως να διασφαλίσει την ανεξαρτησία της κεντρικής βάσης πληροφοριών της ECM (δεδομένα και ροές εργασίας) που θα  διατηρούνται όταν πρέπει να αντικατασταθεί οποιαδήποτε υποδομή των υπολοίπων συστημάτων πληροφορικής.

Ένα μεγάλο πλεονέκτημα ενός συστήματος ECM είναι η διατήρηση της κεντρικής βάσης δεδομένων  για πολύ μεγαλύτερο χρονικό διάστημα ακόμη και μετά από αλλαγές στην υπόλοιπη υποδομή πληροφορικής.

ROI FOR ECM IMPLEMENTATIONS.jpg

Ας προβληματιστούμε και λίγο παραγωγικά. Υπάρχει χώρος να κάνουμε άλματα στην παραγωγικότητα του ιδωτικού και δημοσίου τομέα. Αλλά όπως με τα μνημόνια έτσι και στην παραγωγικότητα θα προχωρίσουμε με τις υποχρεωτικές διαδικασίες που επιβάλουν οι διεθνείς οργανισμοί και πρώτα από όλους οι Ευρωπαικοί θεσμοί. Διαβάστε!

http://skymarkrelate.com , http://skymarkrelate.com/blog/

 

improving copetitivness.jpg

 (An article about the awakening of the business and political community)

An issue that should concern most of us

Greece is experiencing, one of its most difficult moments, in recent history and certainly the most difficult since the fall the junta regime.

Greek Crisis.jpg

We are at the bottom of the European list in terms of competitiveness and in the last four positions in important parameters that define the standard of living and rates of development.

Most recently Greece figures forth from the top of the lowest economies just after Venezuela, Cuba, Bolivia.

«Greece subsides in 86th place among 138 countries, compared to 81st in the previous evaluation. The political instability, taxation, and bureaucracy affect the competitiveness, according to the World Economic Forum «.

We continue to focus our efforts on restructuring a huge debt created in the last few years and are interested in improving competitiveness in a globalized world environment, which inevitably defines the framework of our possibilities.

This should be the first and most important goal and motivation for both the public and private sector. Unfortunately, the concept of increased competitiveness is misunderstood.

Improving competitiveness is not just the reduction of human resources in the public or private companies, but it implies increased efficiency, cost savings in media and materials, improved processes within companies that reduce and even eliminate, errors, reduce time gaps and finally achieve the best operational control of the business units.

Let us emphasize that improving competitiveness cannot replace the importance of the strategy of a company, but can help to strengthening a comparative advantage in a fierce global competitive environment.

Many investments are made in the field of business organization both for the introduction of methods and means of automation, such as implementation of quality control applications and compliance with international standards and the renewal of computer equipment. All such investments aim to improve efficiency covering much of the operating procedures of the business to such an extent that we should not even imagine a company operating without the above mentioned instruments and methods.

The improvements that can be achieved are directly in proportion to the complexity of the processes and operational workflows which usually involve the participation, of many persons serving different levels and functions, such as executive, corporate, strategic, control, auditing, management etc.

The proper management, the flow and the easy access to information as well as proper control of the operational processes in a business may have unlimited room for great improvements.

The technology which complements the existing technological environment and makes better use of any existing infrastructure, while achieving the maximum benefit, has the name, ECM (Enterprise Content Management) technology.

By adopting horizontally ECM technology, in almost any industry sector, and for numerous departments within a company, one has the capability to raise the competitiveness in minimal time and minor cost, compared to other investments incurred for IT infrastructure and organizational tools.

The promotion of this technology can bring immediate results at exceptionally ‘High Return on Investment’ (ROI)   both in the public and private sector.

The awakening of the business community about the possibilities of Enterprise Content Management systems (ECM) can enhance the country’s competitiveness.

For more information please visit http://www.modus.gr/en

Or contact me at nkou@skymarkrelate.com or visit http://skymarkrelate.com/

 

 

 

“ΠΑΡΑΓΩΓΙΚΟΤΗΤΑ” Ο ΚΡΙΣΙΜΟΣ ΠΑΡΑΓΟΝΤΑΣ ΓΙΑ ΤΗΝ ΑΝΤΙΜΕΤΩΠΙΣΗ ΤΗΣ ΚΡΙΣΗΣ

(Ενα άρθρο με επαγγελματική προσέγγιση)

Μεγάλη αντιπαράθεση φαίνεται να συνεχίζει να υπάρχει μεταξύ πολιτικών και άλλων φορέων, οικονομικών επιχειρησιακών,  κλπ.

Η ανάγκη βελτίωσης της ανταγωνιστικότητας της Ελληνικής οικονομίας εξακολουθεί να αποτελεί στόχο αλλά και αντικείμενο συζήτησης μεταξύ όλων των Ελληνικών κυβερνήσεων και των δανειστών.

Όλοι συμφωνούν, ανεξάρτητα πολιτικής ιδεολογίας, ότι η  “παραγωγικότητα” αποτελεί  κοινό παράγοντα  για την αντιμετώπιση της  κρίσης.

Παρότι όλοι συμφωνούν, στην πράξη εξακολουθούμε να αντιμετωπίζουμε, αύξηση κόστους λειτουργίας,  μείωση της παραγωγής, αύξηση της γραφειοκρατίας τόσο στον δημόσιο όσο και στον τραπεζικό αλλά και στον ιδιωτικό τομέα.

Η Κυβέρνηση εξαγγέλει μεγάλη οικονομία στο δημόσιο από την κατάργηση φωτοτυπιών.

Πρόσφατα διαβάσαμε αυτό που με περηφάνια εξαγγέλλεται από τον δημόσιο τομέα ότι η κατάργηση των φωτοτυπιών  από τις διαδικασίες διαπιστώθηκε οικονομία €500 εκ. Μα αυτό αποτελεί ένα αμελητέο ποσό σε σχέση με το σύνολο των απωλειών από τις γραφειοκρατικές διαδικασίες του δημοσίου που βιώνουμε επί δεκαετίες.

Αλλά είναι λάθος να επικεντρώνουμε την κριτική μας μόνο στο δημόσιο, οι επιπτώσεις της γραφειοκρατίας στην παραγωγικότητα αποτελεί σοβαρότατο πρόβλημα και στον ιδιωτικό τομέα ανεξαρτήτως συγκεκριμένης ειδικότητας.

Η καθυστέρηση στην συνειδητοποίηση της συμβολής των πρώτων εφαρμοφών πληροφορικής.

Μας πήρε πάνω από σαράντα χρόνια (δεκαετίες ‘60,’70,’80,’90) να συνειδητοποιήσουμε την συμβολή της πληροφορικής στην παραγωγική διαδικασία που οδήγησαν στην ευρύτατη διάδοση και εφαρμογή  των ERP’s, ελπίζω να μην μας πάρει περισσότερο από δύο ακόμη δεκαετίες για να συνειδητοποιήσουμε την συμβολή που μπορεί να έχει στην μείωση του κόστους και στην αντίστοιχη αύξηση της παραγωγικότητας η εφαρμογή των τεχνολογιών Enterprise Content Management (διαχείριση της εταιρικής πληροφορίας) που εξαπλώνεται παγκοσμίως, με ρυθμούς χιονοστιβάδας.

Η ανάγκη ταχύτερης συνειδητοποίησης της δεύτερης φάσης εφαρμογών με την τεχνολογία Enterprise Content Management.

Για τον μη ειδικό, οι τεχνολογίες αυτές αφορούν την όσο το δυνατόν μεγαλύτερη αυτοματοποίηση της διαχείρισης, διανομής, αποθήκευσης, ανάκλησης πληροφοριών καθώς και της αυτοματοποίησης των διαδικασιών κάθε ιδιωτικής η δημοσίας επιχείρησης ή τομέα, συνδυάζοντας στοιχεία και πληροφορίες που  προέρχονται από ηλεκτρονικά ή άλλα μέσα, όπως έντυπα, χειρόγραφα, φαχ, e-mails, σχεδίων, φωτογραφιών, video, κλπ.

Ο χρόνος απόσβεσης.

Η εφαρμογή της τεχνολογίας έχει συνήθως απόσβεση μικρότερη από 12 μήνες και ελάχιστο χρόνο υλοποίησης που δεν έχει σχέση με τους αντίστοιχους χρόνους εγκατάστασης και υλοποίησης ενός Συστήματος ERP.

Η δραματική αλλαγή που πραγματοποιείται σήμερα.

Σε λίγα χρόνια προβλέπουμε ότι δεν θα υπάρχει επιχείρηση δημόσιου ή ιδιωτικού τομέα διεθνώς, η οποία θα λειτουργεί χωρίς τις τεχνολογίες ECM, ενώ στην Ελλάδα θα ψάχνουμε ακόμη να βρούμε τα χαρτάκια των διαφόρων αποδείξεων εξόδων, τα χαμένα ή λάθος αρχειοθετημένα παραστατικά, τις συμβάσεις, τους μουχλιασμένους από την πολυκαιρία φακέλους, τα χαμένα ένσημα των διαφόρων επαγγελματικών ταμείων, τις πολύπλοκες διαδικασίες ποιοτικού ελέγχου, τα ληγμένα πληρεξούσια και εξουσιοδοτήσεις των τραπεζών και τόσα άλλα στοιχεία και έγγραφα.

Και μόνο η εξοικείωση με τις τεχνολογίες ECM  αποτελεί κέρδος.

Ταυτόχρονα οι δικηγόροι, οι λογιστές, οι ελεγκτές, οι δικαστές, οι φοροτεχνικοί, οι μηχανικοί θα χάνονται μέσα στις χιλιάδες τροπολογίες, διατάξεις, νομολογία, πρακτικά ΔΣ, δικαστηρίων, κλπ.

Τόσο  σε γενικό αλλά και σε ατομικό περιβάλλον στον δημόσιο και ιδιωτικό τομέα ακόμα και μόνο η εξοικείωση με τις τεχνολογίες ECM θα αποτελεί κέρδος.

Για τους παραπάνω λόγους απασχολούμαι και επαγγελματικά με την προώθηση και ηλοποίηση εφαρμογών Enterprise Content Management της Ελληνικής Εταιρίας DataTeam Solutions  www.datateamsolutions.com.

Η Εταιρία  DataTeam Solutions παρέχει δωρεάν συμβουλές  και μελέτη προϋπολογισμού για το  ROI που επιτυγχάνεται από την εφαρμογή των τεχνολογιών σε συγκεκριμένους τομείς όπως, Εταιρίες Διανομών/Logistics, Παραγωγής, Παροχής Υπηρεσιών, Ναυτιλιακών και πολλών άλλων επιχειρήσεων που δραστηριοποιούνται στη Ελλάδα και το εξωτερικό.

Νίκος Κούζος

book-mess-chaos

ΝΕΕΣ ΤΑΣΕΙΣ ΓΙΑ ΤΗΝ ΒΕΛΤΙΩΣΗ ΤΗΣ ΑΝΤΑΓΩΝΙΣΤΙΚΟΤΗΤΑΣ

Ένας εύκολος και ανώδυνος τρόπος να μειώσετε το κόστος λειτουργίας μίας  επιχείρησης.

Η εξέλιξη της πληροφορικής και κυρίως η χρησιμοποίηση των συστημάτων οικονομικής διαχείρισης (ERP’s)  βοήθησε στην καλύτερη λειτουργία των επιχειρήσεων έτσι που δεν θα μπορούσε κανείς να φανταστεί μια επιχείρηση να λειτουργεί χωρίς αυτά.

Αλλά και τα εργαλεία της νέας τεχνολογίας που έχουν γίνει καθημερινότητα για τον άνθρωπο που έχει πλέον εξοικειωθεί αποτελούν και αυτά μία πραγματική επέκταση των δυνατοτήτων του, όπως  για παράδειγμα, προσωπικοί υπολογιστές, κινητά τηλέφωνα,  lap tops, σημεία πωλήσεων (POS), πιστωτικές κάρτες που λειτουργούν εξ αποστάσεως (Touch less credit cards), διαδίκτυο, e-pass, e-ticketing, e-banking, φωνητικές παραγγελίες, , sms,  ηλεκτρονική τιμολόγηση, χρήση φωτογραφικών δεδομένων, βίντεο, ιστοσελίδες και τόσα άλλα.

data chaos

Παρ όλα αυτά , το χαρτί εξακολουθεί να μας διαφεντεύει,  τόσο σαν αποδέκτες όσο και σαν αποστολείς  πληροφοριών  που διακινούνται  σε μορφή έντυπου υλικού , χαρτί, μελάνη, σεντόνια μηχανογραφικών εκτυπώσεων, φωτογραφίες, τιμοκατάλογοι, ντοσιέ, φάκελοι, επιστολές, Fax, φωτοτυπίες , εισιτήρια, σφραγίδες, υπογραφές, αποδείξεις, αιτήσεις κλπ.

Αναρωτήθηκε όμως κανείς πως θα ήταν η επαγγελματική ζωή χωρίς την ύπαρξη του χαρτιού; Πόσο κοστίζει άραγε αυτό σε κάθε επιχείρηση αλλά και στο δημόσιο , στην κοινωνία και στο οικολογικό περιβάλλον , σαν υλικό μαζί με την διακίνηση, και φύλαξή του;

Τα συστήματα οικονομικής διαχείρισης (ERP’s) παρέχουν ουσιαστικά επεξεργασμένες πληροφορίες και δεδομένα, αυτό που προσδιορίζεται σαν ‘δομημένη’ πληροφορία, σε αντίθεση με το έντυπο υλικό, την εικόνα το βίντεο, το μικροφίλμ, τον ήχο, πολλά ακόμα ηλεκτρονικά και  μη μέσα , δηλαδή την ‘αδόμητη’ πληροφορία, που και για αυτή απαιτείται ιδιαίτερη διαχείριση.

Αναρωτήθηκε κανείς , στην ηλεκτρονική εποχή που ζούμε αν η σχέση δομημένης προς την αδόμητη πληροφορία αλλάζει και προς ποια κατεύθυνση γίνεται αυτό;

Για να διευκολύνω την κατανόηση των αλλαγών που σαν χιονοστιβάδα προβλέπεται ότι θα γίνονται  θα αναφερθώ, πάρα κάτω, σε μερικές πτυχές της καθημερινότητας μιας επιχείρησης.

Πως θα σας φαινόταν αν όλα τα έγγραφα και στοιχεία, δομημένης και αδόμητης πληροφορίας, εικόνων, εγχειριδίων, συμβάσεων, εξερχομένων και εισερχομένων παραστατικών, που προέρχονται από διαφορετικές πηγές, ERP,  e-mai,  fax, ηλεκτρονικά έγγραφα, επιστολές αλληλογραφίας, σχέδια που προέρχονται ακόμα και από διαφορετικά συστήματα, παλαιά και νέα, ανεξαρτήτως τύπου η μορφής των στοιχείων αυτών, να βρίσκονται σε μία μοναδική και ενιαία βάση , άμεσα προσβάσημη από όλους , με τα δεδομένα κρυπτογραφημένα, διασφαλισμένα, σωστά αρχειοθετημένα και συσχετισμένα;

Πως θα σας φαινόταν αν ξαφνικά εξαφανιζόταν από την εικόνα τα ντοσιέ, τα ντουλάπια , τα ατέλειωτα ράφια, τα συρτάρια,  από τα γραφεία και τους διαδρόμους που καταλαμβάνουν ζωτικούς χώρους μιας επιχείρησης η οργανισμού;

Πως θα σας φαινόταν εάν ο Γενικός ή ο οικονομικός Διευθυντής  που δεν βρίσκονται σχεδόν ποτέ στο γραφείο τους γιατί ταξιδεύουν η βρίσκονται σε συσκέψεις, έδιναν εγκρίσεις για προμήθειες, ή άδειες, ή έξοδα, όλα από το κινητό τους, έχοντας πλήρη εικόνα των εγγράφων και στοιχείων χωρίς να επικοινωνούν με την γραμματέα τους, εξ ανάγκης, με τις αναπόφευκτες  ασάφειες και τα πιθανά λάθη;

Πως θα σα φαινόταν αν οι ατέλειωτες συζητήσεις, που προκαλούνται για διαφορές η αμφισβητήσεις  στα τιμολόγια προμηθευτών η πελατών με τις αντίστοιχες παραγγελίες, ή τους τιμοκαταλόγους, ή τις αιτήσεις προμηθειών, ή τις τυχόν συμβάσεις και τεχνικών προδιαγραφών, κατέληγαν, αντί των ατελείωτων τηλεφωνικών διενέξεων, σε ένα αυταπόδεικτο e-mail  με συνημμένα όλα τα σχετικά έγγραφα;

Πως θα σας φαινόταν εάν η αρχειοθέτηση των φυσικών εγγράφων εξαφανιζόταν από την ημερήσια διαδικασία, ενώ η ανεύρεση ενός φυσικού εγγράφου που ενδεχομένως θα ήταν αναγκαία μια δύο φόρες θα γινόταν εύκολα καταναλώνοντας  λίγα μόνο λεπτά τον χρόνο;

Αλλά ας σταματήσω να μιλάω ακατάπαυστα, πιθανώς εξάπτοντας την φαντασία ορισμένων, ή ενδεχομένως κουράζοντας άλλους.

Απλά καταλήγω τονίζοντας ότι η τεχνολογία αυτή, που εφαρμόζεται εδώ και πολλά χρόνια παρέχει τις παραπάνω δυνατότητες, τα δε οφέλη που  προκύπτουν, τόσο από μετρήσιμα στοιχεία οικονομιών, όσο και από ποιοτικά μη μετρήσιμα, είναι πολύ σημαντικά, ενώ η απαιτούμενη επένδυση είναι σχεδόν ίση με τις μετρήσιμες μόνο οικονομίες ενός έτους δηλαδή  “pay as you earn”.

Στις σημερινές συνθήκες κρίσης και ανταγωνισμού αυτός είναι ο ποιο ανώδυνος τρόπος να επιτευχθούν δραματικές μειώσεις στο κόστος λειτουργίας των επιχειρήσεων ενώ ταυτόχρονα επιτυγχάνονται άμεσα βελτιώσεις στην αποδοτικότητα και αναβάθμιση της ποιότητας των υπηρεσιών που προσφέρονται επιτυγχάνοντας κυριολεκτικά τριψήφιο ποσοστό  Return On Investment ( ROI).

Τέλος, πέραν των αυστηρά οικονομικών επιπτώσεων είναι καιρός να λαμβάνονται σοβαρά υπ όψη και οι περιβαλλοντολογικές επιπτώσεις που αναμφισβήτητα το δικό τους κοινωνικό κόστος η όφελος που στην συγκεκριμένη περίπτωση αναλογεί σε εκατοντάδες στρέμματα δάσους με εκατοντάδες ακόμα και  χιλιάδες δένδρα.

Ελπίζω με όλα αυτά που έθιξα να προβλημάτισα ή και να παρακίνησα ορισμένους από εσάς να ξεκινήσετε τουλάχιστον μία  έρευνα για τη αξιολόγηση εφαρμογής αυτής της τεχνολογίας στο δικό σας επιχειρηματικό περιβάλλον, ιδιωτικής η δημοσίας δραστηριότητας, σας διαβεβαιώνω ότι θα έχετε προσφέρει σημαντική συνεισφορά στον τομέα που εξυπηρετείτε.

 

Νίκος Κούζος.

Πρόεδρος Skymark Technologies

Authorized Modus Partner   http://www.modus.gr/

Tel: +30 210 89 57 741

Mob: +30 6976696568

Email: nkou@skymarkrelate.com

Addr: 36 Nikitara Str. 166 73, Voula, Greece

Lower your environmental footprint using DataTeam Solutions technologies…