Ανεξάρτητα από τον τομέα της επιχείρησης , η μεγάλη εικόνα όσον αφορά τα οφέλη, όταν πρόκειται για τη χρήση του λογισμικού διαχείρισης πληροφοριών ECM είναι αρκετά ξεκάθαρη.
Δημιουργείται ένα ενιαίο σύστημα αποθήκευσης αρχείων σε μορφή ψηφιοποιημένων εγγράφων η άλλης μομφής πληροφοριών, μηχανογραφικών δεδομένων, αλληλογραφίας, ήχου, εικόνας, σχεδίων κλπ , σε ένα συνεργαζόμενο αλλά ελεγχόμενο περιβάλλον για την διαχείριση και την επεξεργασία εγγράφων και πληροφοριών πολλαπλών κατηγοριών .
Μόλις η βάση αυτή ολοκληρωθεί και διασυνδεθεί με όλο το λογισμικό που λειτουργεί στην υφιστάμενη υποδομή της επιχείρησής , μπορεί αυτόματα να διατηρήσει αυτά τα αρχεία, έγγραφα και πληροφορίες, παρέχοντας ένα κεντρικό αποθετήριο (full-stack) για όλα αυτά τα δεδομένα, ανεξάρτητα από την πηγή από την οποία προέρχονται και την μορφή τους.
Τέλος, η ασφάλεια, η αξιοπιστία και η αυξημένη αποδοτικότητα που επιτυγχάνεται με το λογισμικό αυτό σημαίνει ότι το κόστος του αποσβένεται σε ελάχιστο χρόνο.
.Εκείνοι που αγνοούν τη σημασία του λογισμικού ECM είναι βέβαιο ότι θα αντιμετωπίσουν κάποια καταστροφή η μεγάλο κόστος λειτουργίας στο διάστημα της ζωής μίας μηχανογραφικής υποδομής .
Η δύσκολη επικοινωνία ή η ασυμβατότητα θα έχει ως αποτέλεσμα τα τμήματα να μην διαμοιράζονται σωστά τις πληροφορίες.
Τα έγγραφα και οι πληροφορίες ενδεχομένως να χαθούν, να διαγραφούν ή να αλλαχθούν εσφαλμένα από ανθρώπινα λάθη, ή ακόμα από βλάβες του εξοπλισμού ή το κακόβουλο λογισμικό / ransomware που είναι βέβαιο ότι σε κάποια στιγμή θα χτυπήσουν.
Χωρίς να υπάρχει λογισμικό ECM για να μετριάσει αυτά τα προβλήματα, κάποια ή όλα αυτά μπορεί να οδηγήσουν σε σοβαρή ζημιά και πολύ χαμένο χρόνο και χρήμα για την αποκατάσταση αυτών των ανωμαλιών.
Αυτά είναι κοινά προβλήματα που έχουν αντιμετωπιστεί και συνεχίζουν να αντιμετωπίζονται από τις επιχειρήσεις με την χρήση της τεχνολογίας αυτής που είναι πλέον ευρέως διαθέσιμη.
Αλλά ακόμα πιο σημαντικό είναι ο συνδυασμός της άμεσης και ελεγχόμενης πρόσβασης στα δεδομένα της ενιαίας βάσης από αυτούς που συμμετέχουν στις διάφορες διαδικασίες της επιχείρησης.
Ο εμπλουτισμός των συστημάτων ECM με εργαλεία process control ολοκληρώνει την αποτελεσματικότητα του συστήματος.
Η διαχείριση εγγράφων είναι μία από εκείνες τις τεχνολογίες αιχμής λογισμικού που συχνά παρερμηνεύονται από εκείνους που δεν βρίσκονται βαθειά μέσα στη βιομηχανία λογισμικού.
Ως αποτέλεσμα, μια απλή περίληψη αυτού που κάνει μπορεί να οδηγήσει πολλές επιχειρήσεις , εσφαλμένα να υποθέσουν ότι μπορούν να λειτουργήσουν ,ικανοποιητικά, χωρίς αυτό, βασιζόμενοι σε απλές βάσεις δεδομένων για να παρακολουθούν τις ενημερώσεις, να οργανώνουν αρχεία και να διατηρούν τακτικά αντίγραφα ασφαλείας.
Σίγουρα, είναι εφικτό να επιβιώσει μία επιχείρηση ακόμα και με αυτές τις βασικές πρακτικές, αλλά δεν θα εξυπηρετηθούν πολύ καλά μακροπρόθεσμα.
Τα συστήματα διαχείρισης εγγράφων και πληροφοριών (ECM) είναι πολύ κρίσιμα για την επιτυχία μιας μεγαλύτερης επιχείρησης με πιο σύνθετες διαδικασίες.
Η διαχείριση πληροφοριών και οι επικοινωνίες είναι το κλειδί, κάτι που ισχύει σε όλες τις επιχειρήσεις.
Το ECM έχει σχεδιαστεί για την ψηφιοποίηση και την οργάνωση εγγράφων και πληροφοριών σε μια βάση δεδομένων που επιτρέπει την άμεση πρόσβαση.
Για μια αναπτυσσόμενη επιχείρηση, κάθε τμήμα αυτών των πληροφοριών είναι αναγκαίο να διατηρηθεί άθικτο. Ποτέ δεν ξέρει κανείς αν θα χρειαστεί τυχαία, μία απόδειξη, κάποιο mail, αίτημα, πρόταση ή αναφορά.
Η ψηφιοποίηση εγγράφων βοηθά να διατηρούνται τα πράγματα οργανωμένα.
Η υποδομή του Cloud έχει προχωρήσει πολύ προς τη διαρκή διαθεσιμότητα και ασφάλεια αυτών των δεδομένων. Ωστόσο, αυτό δεν αρκεί, καθώς η πλειονότητα των υπηρεσιών αποθήκευσης σύννεφων προσφέρει το πολύ μια βάση δεδομένων και διαχειριστή αρχείων.
Ας ρίξουμε μια ματιά στα επτά μεγαλύτερα πλεονεκτήματα της χρήσης DMS και ECM για την κάθε εταιρεία.
Θα συνειδητοποιήσουμε γρήγορα πόσο ζωτικής σημασίας είναι ένα εργαλείο αυτού του λογισμικού.
Συνοπτικά μπορούμε να τιτλοφορήσουμε τα πλεονεκτήματα στα εξής επτά οφέλη που προκύπτουν
Όφελος # 1 – Αξιόπιστα αντίγραφα ασφαλείας
Όφελος # 2 – Πρόσβαση σε αρχεία δεδομένων και έγγραφα, δομημένα και αδόμητα βάσει ρόλου των εργαζομένων στην επιχείρηση η ακόμα και εξωτερικών συνεργατών.
Όφελος # 3 – Πλήρης παρακολούθηση διαδρομής και του ιστορικού ενεργειών και δεδομένων.
Όφελος # 4 – Συνεργασία και δια λειτουργικότητα με πολλαπλές πλατφόρμες μηχανογραφικών εφαρμογών
Όφελος # 5 – Συμβατότητα πληρωμών, χρήσιμο για την αποφυγή σφαλμάτων που εγκυμονούν λόγω πολλαπλών συστημάτων που συμμετέχουν στα συστήματα και τις διαδικασίες πληρωμών.
Όφελος # 6 Ανεξαρτησία των αρχείων και βάσεων δεδομένων από την εκάστοτε υφιστάμενη μηχανογραφική υποδομή.
Όφελος # 7- Σημαντική διευκόλυνση στην αποτύπωση , παρακολούθηση και βελτίωση των διαδικασιών στην λειτουργία της επιχείρησης.
Times for Change 