Σύλληψη, Επεξεργασία Πληροφοριών, Διασύνδεση.

Η εφαρμογή Στρατηγικής Διαχείρισης Εταιρικης Πληροφοριας  (Enterprise Content Management)  είναι η πλέον πρόσφατη εξέλιξη στην εφαρμοσμένη  πληροφορική των επιχειρήσεων που επιβλήθηκε σαν   χιονοστιβάδα ακολουθώντας και συμπληρώνοντας στην έκρηξη των εγκαταστάσεων  ERP που έγινε πριν από μερικά χρόνια στη διεθνή αγορά.

Η εφαρμογή μιας λύσης ECM σε οποιοδήποτε τομέα, είναι βέβαιο ότι θα αποφέρει σημαντικά και άμεσα οφέλη στους περισσότερους οργανισμούς και επιχειρήσεις.

Η διοικήσεις των επιχειρήσεων  έχουν αρχίσει να  συνειδητοποιηθούν αρκετά από τα οφέλη και τα πλεονεκτήματά της στρατηγικής αυτής.

Παρά την θετική εξέλιξη αυτή προκύπτουν ορισμένα  προβλήματα, κυρίως  όταν επιβάλλονται διαφορετικές προτεραιότητες για διάφορους λόγους, είτε από συνθήκες αγοράς, είτε από αλλαγές στην τεχνολογία καθώς και από εσωτερικές ανάγκες της κάθε εταιρείας.

Για τον λόγο αυτό η διοίκηση πρέπει να κατανοήσει πλήρως και στην λεπτομέρεια την χρήση της τεχνολογίας ECM, προκειμένου να αποφασίζει πώς και από ποιους τομείς μπορεί να ωφεληθεί περισσότερο. Θα ήθελα λοιπόν Θα επωφεληθώ αυτής της ευκαιρίας για να οριοθετήσω  ορισμένα στοιχεία των προβληματισμών που προκύπτουν σχετικά με αυτή τη στρατηγική.

Η τεχνολογία ECM κατα βάση αποτελείται από τρία κύρια μέρη:

  1. Μέθοδοι σύλληψης-συλλογής πληροφοριών
  2. Επεξεργασία και διακίνηση πληροφοριών
  3. Διασύνδεση με την εκάστοτε υπάρχουσα υποδομή συστημάτων πληροφορικής.

 

 Data entry.jpg

Μέθοδοι σύλληψης -συλλογης πληροφοριών

Αυτό είναι το μέρος που αντικαθιστά κυρίως την προσπάθεια καταχώρησης δεδομένων, η οποία συνήθως σχετίζεται με την εισαγωγή στοιχείων στο  ERP.

Πρόκειται για έναν τομέα ο οποίος είναι εύκολα κατανοητός από τη διοίκηση, αλλά είναι επίσης μία διαδικασία που συμμετέχει κατά το  μικρότερο ποσοστό στο λειτουργικό κόστος  της επιχείρησης που μπορεί εύκολα να εκτιμηθεί.

Είναι γεγονός ότι οι υπολογιστές έχουν εξελιχθεί σημαντικά και συνεχίζουν να εξελίσσονται, αναπτύσσουν   χαρακτηριστικά «αυτό -εκπαιδευσης» που έχουν δημιουργήσει προσδοκίες για μελλοντικές σημαντικές βελτιώσεις, στην αυτόματη ανάγνωση εγγράφων, αυτόματης Ψηφιοποίησης ή ακόμη και αυτόατης ανάγνωσης χειρόγραφων σημειώσεων. Ήδη διαπιστώνουμε καλό επίπεδο ακόμα και  σε αυτόματες μεταφράσεις κλπ

Αλλά δεν έχουμε φτάσει ακόμα εκεί.

Πολλές υλοποιήσεις πραγματοποιούνται ακόμα και από σήμερα, με την αξιοποίησή των παραπάνω τεχνολογικών επιτεύξεων , αλλά οι περιπτώσεις αυτές βρίσκουν εφαρμογή σε πολύ συγκεκριμένες περιπτώσεις και οι περισσότερες από αυτές αποδεικνύονται ιδιαίτερα δαπανηρές.

Από την άλλη πλευρά, ταυτόχρονα,  η παραγωγή ψηφιακών ηλεκτρονικών πληροφοριών αντικαθιστά πολύ γρήγορα τα έγγραφα σε έντυπη μορφή, με ηλεκτρονικά έγγραφα ώστε μειώνεται η απαίτηση για αυτόματη ανάγνωση των εγγράφων αυτών.

Για παράδειγμα, βιώνουμε σημαντική αύξηση της ηλεκτρονικής τιμολόγησης και γενικά  της ηλεκτρονικής ανταλλαγής δεδομένων (EDI), η οποία εξαλείφει πλήρως την ανάγκη για αυτόματη, έξυπνη,  ανάγνωση των εγγράφων αυτών.

Επομένως, είναι αμφίβολο αν πρέπει να επενδυθούν χρήματα  σε δαπανηρές τεχνολογίες σύλληψης πληροφοριών που δεν θα αξιοποιηθούν τα επόμενα χρόνια.

 

processes.jpg

Επεξεργασία πληροφοριών.

 Αυτός είναι ο τομέας στον οποίο η επένδυση στην στρατηγική ECM αποδεικνύεται μακροπρόθεσμα περισσότερα επωφελής.

Αυτή είναι η περιοχή όπου δημιουργείται ένα περιβάλλον χωρίς την χρήση και διακίνηση  χαρτιού. (Paperless office)

Στην φάση αυτή αξιοποιούνται οι διαδικασίες αυτόματης ροής εργασιών, που επιτρέπουν στην διοίκηση και τους υπαλλήλους να επικοινωνούν μεταξύ τους, να έχουν πρόσβαση σε πληροφορίες οποιασδήποτε μορφής ταχύτερα, προκειμένου να  επιτυγχάνεται καλύτερος έλεγχος , ταχύτερη λήψη αποφάσεων, συνεχή παρακολούθηση των διαδικασιών, αυτόματη αρχειοθέτηση, αποτελεσματική προστασία δεδομένων, εξάλειψη σφαλμάτων και, τέλος, ανεξαρτησία από την υπάρχουσα υποδομή συστημάτων πληροφορικής κ.λπ.

Ας σημειωθεί ότι ο υπολογισμός του κόστους εισαγωγής δεδομένων που γίνεται με ανθρώπινη συμμετοχή Data entry,  είναι απόλυτα εμφανής και μπορεί να συγκριθεί άμεσα με την απαιτούμενη επένδυση για την αυτοματοποίηση.

Αλλά η αυτοματοποίηση είναι δυσανάλογα μεγάλου κόστους ενώ το κόστος της εισαγωγής στοιχείων με ανθρώπινα μέσα αποτελεί το 6% του συνολικού λειτουργικού κόστους της επιχείρησης.

Που πρέπει λοιπόν να εστιαστεί η προσπάθεια; Που βρίσκεται το πραγματικό κόστος λειτουργίας;

Πόσο σημαντικό είναι να εκτιμηθεί η εξοικονόμηση και το όφελος που επιτυγχάνεται από την γρήγορη και καλύτερη λήψη αποφάσεων, την συνεχή παρακολούθηση των επιχειρησιακών δραστηριοτήτων σε πραγματικό χρόνο, την ακεραιότητα και ασφάλεια δεδομένων και την άμεση πρόσβαση στις πληροφορίες;

Τέλος, πώς μπορεί κάποιος να αξιολογήσει την απλούστευση της διαδικασίας και την σημασία της άψογης διαχείρισης των επιχειρησιακών ροών εργασίας, καθώς και τον εντοπισμό επιχειρησιακών εργασιών που αναλίσκουν πλεονάσματα ανθρώπινων πόρων και άλλων μέσων;   Και τέλος πόσο σημαντικός είναι ο εντοπισμός των σημείων συμφόρησης που πρέπει να αντιμετωπισθούν;

Στα σημείο αυτά μπορούν να επιτευχθούν σημαντικές βελτιώσεις, δυσανάλογα μεγαλύτερες από την οικονομία που ενδεχομένως προκύψει από την εφαρμογή αυτοματισμών στην φάση της εισαγωγής δεδομένων  όσο και αν αυτή φαίνεται φαντασμαγορική η εντυπωσιακή.

Έτσι, εν κατακλείδι, οποιαδήποτε απόφαση για την εφαρμογή της στρατηγικής ECM πρέπει να είναι το αποτέλεσμα μιας προσεκτικής μελέτης που θα προσδιορίσει τους τομείς εκείνους στους οποίους θα πρέπει να πραγματοποιηθούν οι επενδύσεις.

Διασύνδεση συστημάτων

.Το τελευταίο μέρος ενός έργου εφαρμογής ECM που πρέπει να εξεταστεί είναι η δυνατότητα μιας πλατφόρμας ECM να επικοινωνεί με οποιαδήποτε υφιστάμενη υποδομή συστημάτων πληροφορικής για να αποφευχθεί η αλληλοεπικάλυψη των διαδικασιών και δεδομένων, να επιτρέπει την ανταλλαγή δεδομένων και τη συνεργασία, αλλά κυρίως να διασφαλίσει την ανεξαρτησία της κεντρικής βάσης πληροφοριών της ECM (δεδομένα και ροές εργασίας) που θα  διατηρούνται όταν πρέπει να αντικατασταθεί οποιαδήποτε υποδομή των υπολοίπων συστημάτων πληροφορικής.

Ένα μεγάλο πλεονέκτημα ενός συστήματος ECM είναι η διατήρηση της κεντρικής βάσης δεδομένων  για πολύ μεγαλύτερο χρονικό διάστημα ακόμη και μετά από αλλαγές στην υπόλοιπη υποδομή πληροφορικής.