book-mess-chaos

ΝΕΕΣ ΤΑΣΕΙΣ ΓΙΑ ΤΗΝ ΒΕΛΤΙΩΣΗ ΤΗΣ ΑΝΤΑΓΩΝΙΣΤΙΚΟΤΗΤΑΣ

Ένας εύκολος και ανώδυνος τρόπος να μειώσετε το κόστος λειτουργίας μίας  επιχείρησης.

Η εξέλιξη της πληροφορικής και κυρίως η χρησιμοποίηση των συστημάτων οικονομικής διαχείρισης (ERP’s)  βοήθησε στην καλύτερη λειτουργία των επιχειρήσεων έτσι που δεν θα μπορούσε κανείς να φανταστεί μια επιχείρηση να λειτουργεί χωρίς αυτά.

Αλλά και τα εργαλεία της νέας τεχνολογίας που έχουν γίνει καθημερινότητα για τον άνθρωπο που έχει πλέον εξοικειωθεί αποτελούν και αυτά μία πραγματική επέκταση των δυνατοτήτων του, όπως  για παράδειγμα, προσωπικοί υπολογιστές, κινητά τηλέφωνα,  lap tops, σημεία πωλήσεων (POS), πιστωτικές κάρτες που λειτουργούν εξ αποστάσεως (Touch less credit cards), διαδίκτυο, e-pass, e-ticketing, e-banking, φωνητικές παραγγελίες, , sms,  ηλεκτρονική τιμολόγηση, χρήση φωτογραφικών δεδομένων, βίντεο, ιστοσελίδες και τόσα άλλα.

data chaos

Παρ όλα αυτά , το χαρτί εξακολουθεί να μας διαφεντεύει,  τόσο σαν αποδέκτες όσο και σαν αποστολείς  πληροφοριών  που διακινούνται  σε μορφή έντυπου υλικού , χαρτί, μελάνη, σεντόνια μηχανογραφικών εκτυπώσεων, φωτογραφίες, τιμοκατάλογοι, ντοσιέ, φάκελοι, επιστολές, Fax, φωτοτυπίες , εισιτήρια, σφραγίδες, υπογραφές, αποδείξεις, αιτήσεις κλπ.

Αναρωτήθηκε όμως κανείς πως θα ήταν η επαγγελματική ζωή χωρίς την ύπαρξη του χαρτιού; Πόσο κοστίζει άραγε αυτό σε κάθε επιχείρηση αλλά και στο δημόσιο , στην κοινωνία και στο οικολογικό περιβάλλον , σαν υλικό μαζί με την διακίνηση, και φύλαξή του;

Τα συστήματα οικονομικής διαχείρισης (ERP’s) παρέχουν ουσιαστικά επεξεργασμένες πληροφορίες και δεδομένα, αυτό που προσδιορίζεται σαν ‘δομημένη’ πληροφορία, σε αντίθεση με το έντυπο υλικό, την εικόνα το βίντεο, το μικροφίλμ, τον ήχο, πολλά ακόμα ηλεκτρονικά και  μη μέσα , δηλαδή την ‘αδόμητη’ πληροφορία, που και για αυτή απαιτείται ιδιαίτερη διαχείριση.

Αναρωτήθηκε κανείς , στην ηλεκτρονική εποχή που ζούμε αν η σχέση δομημένης προς την αδόμητη πληροφορία αλλάζει και προς ποια κατεύθυνση γίνεται αυτό;

Για να διευκολύνω την κατανόηση των αλλαγών που σαν χιονοστιβάδα προβλέπεται ότι θα γίνονται  θα αναφερθώ, πάρα κάτω, σε μερικές πτυχές της καθημερινότητας μιας επιχείρησης.

Πως θα σας φαινόταν αν όλα τα έγγραφα και στοιχεία, δομημένης και αδόμητης πληροφορίας, εικόνων, εγχειριδίων, συμβάσεων, εξερχομένων και εισερχομένων παραστατικών, που προέρχονται από διαφορετικές πηγές, ERP,  e-mai,  fax, ηλεκτρονικά έγγραφα, επιστολές αλληλογραφίας, σχέδια που προέρχονται ακόμα και από διαφορετικά συστήματα, παλαιά και νέα, ανεξαρτήτως τύπου η μορφής των στοιχείων αυτών, να βρίσκονται σε μία μοναδική και ενιαία βάση , άμεσα προσβάσημη από όλους , με τα δεδομένα κρυπτογραφημένα, διασφαλισμένα, σωστά αρχειοθετημένα και συσχετισμένα;

Πως θα σας φαινόταν αν ξαφνικά εξαφανιζόταν από την εικόνα τα ντοσιέ, τα ντουλάπια , τα ατέλειωτα ράφια, τα συρτάρια,  από τα γραφεία και τους διαδρόμους που καταλαμβάνουν ζωτικούς χώρους μιας επιχείρησης η οργανισμού;

Πως θα σας φαινόταν εάν ο Γενικός ή ο οικονομικός Διευθυντής  που δεν βρίσκονται σχεδόν ποτέ στο γραφείο τους γιατί ταξιδεύουν η βρίσκονται σε συσκέψεις, έδιναν εγκρίσεις για προμήθειες, ή άδειες, ή έξοδα, όλα από το κινητό τους, έχοντας πλήρη εικόνα των εγγράφων και στοιχείων χωρίς να επικοινωνούν με την γραμματέα τους, εξ ανάγκης, με τις αναπόφευκτες  ασάφειες και τα πιθανά λάθη;

Πως θα σα φαινόταν αν οι ατέλειωτες συζητήσεις, που προκαλούνται για διαφορές η αμφισβητήσεις  στα τιμολόγια προμηθευτών η πελατών με τις αντίστοιχες παραγγελίες, ή τους τιμοκαταλόγους, ή τις αιτήσεις προμηθειών, ή τις τυχόν συμβάσεις και τεχνικών προδιαγραφών, κατέληγαν, αντί των ατελείωτων τηλεφωνικών διενέξεων, σε ένα αυταπόδεικτο e-mail  με συνημμένα όλα τα σχετικά έγγραφα;

Πως θα σας φαινόταν εάν η αρχειοθέτηση των φυσικών εγγράφων εξαφανιζόταν από την ημερήσια διαδικασία, ενώ η ανεύρεση ενός φυσικού εγγράφου που ενδεχομένως θα ήταν αναγκαία μια δύο φόρες θα γινόταν εύκολα καταναλώνοντας  λίγα μόνο λεπτά τον χρόνο;

Αλλά ας σταματήσω να μιλάω ακατάπαυστα, πιθανώς εξάπτοντας την φαντασία ορισμένων, ή ενδεχομένως κουράζοντας άλλους.

Απλά καταλήγω τονίζοντας ότι η τεχνολογία αυτή, που εφαρμόζεται εδώ και πολλά χρόνια παρέχει τις παραπάνω δυνατότητες, τα δε οφέλη που  προκύπτουν, τόσο από μετρήσιμα στοιχεία οικονομιών, όσο και από ποιοτικά μη μετρήσιμα, είναι πολύ σημαντικά, ενώ η απαιτούμενη επένδυση είναι σχεδόν ίση με τις μετρήσιμες μόνο οικονομίες ενός έτους δηλαδή  “pay as you earn”.

Στις σημερινές συνθήκες κρίσης και ανταγωνισμού αυτός είναι ο ποιο ανώδυνος τρόπος να επιτευχθούν δραματικές μειώσεις στο κόστος λειτουργίας των επιχειρήσεων ενώ ταυτόχρονα επιτυγχάνονται άμεσα βελτιώσεις στην αποδοτικότητα και αναβάθμιση της ποιότητας των υπηρεσιών που προσφέρονται επιτυγχάνοντας κυριολεκτικά τριψήφιο ποσοστό  Return On Investment ( ROI).

Τέλος, πέραν των αυστηρά οικονομικών επιπτώσεων είναι καιρός να λαμβάνονται σοβαρά υπ όψη και οι περιβαλλοντολογικές επιπτώσεις που αναμφισβήτητα το δικό τους κοινωνικό κόστος η όφελος που στην συγκεκριμένη περίπτωση αναλογεί σε εκατοντάδες στρέμματα δάσους με εκατοντάδες ακόμα και  χιλιάδες δένδρα.

Ελπίζω με όλα αυτά που έθιξα να προβλημάτισα ή και να παρακίνησα ορισμένους από εσάς να ξεκινήσετε τουλάχιστον μία  έρευνα για τη αξιολόγηση εφαρμογής αυτής της τεχνολογίας στο δικό σας επιχειρηματικό περιβάλλον, ιδιωτικής η δημοσίας δραστηριότητας, σας διαβεβαιώνω ότι θα έχετε προσφέρει σημαντική συνεισφορά στον τομέα που εξυπηρετείτε.

 

Νίκος Κούζος.

Πρόεδρος Skymark Technologies

Authorized Modus Partner   http://www.modus.gr/

Tel: +30 210 89 57 741

Mob: +30 6976696568

Email: nkou@skymarkrelate.com

Addr: 36 Nikitara Str. 166 73, Voula, Greece

Lower your environmental footprint using DataTeam Solutions technologies…